Cách làm PowerPoint – Hướng dẫn làm báo cáo, thuyết trình bằng PowerPoint

PowerPoint là ứng dụng giúp các bạn có thể tạo các slide trình chiếu, thuyết trình… Ứng dụng hỗ trợ các bạn rất nhiều tính năng giúp các bạn có một bài trình chiếu hoàn chỉnh nhất. Với các bạn mới làm quen với PowerPoint thì sẽ cảm thấy khá phức tạp và các bạn không biết bắt đầu học từ đâu.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách làm PowerPoint đơn giản nhất cho người mới bắt đầu làm quen với PowerPoint.

Khởi động PowerPoint

PowerPoint được tích hợp sẵn trong bộ cài Office của Microsoft, nếu các bạn đã cài đầy đủ bộ Office thì các bạn đã chương trình PowerPoint. Để khởi động PowerPoint các bạn chọn menu Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft PowerPoint hoặc các bạn có thể nhập từ khóa Microsoft PowerPoint vào ô tìm kiếm của menu Start và chọn Microsoft PowerPoint (tùy theo phiên bản của PowerPoint mà các bạn chọn Office của phiên bản đó).

Với PowerPoint 2013 thì khi các bạn khởi động PowerPoint thì giao diện đầu tiên xuất hiện sẽ là giao diện lựa chọn mẫu, nếu các bạn muốn tạo một trang trắng thì chọn Blank Presentation. Các bạn cũng có thể chọn các mẫu có sẵn được hiển thị trên giao diện để bắt đầu vào giao diện chính.

Chọn mẫu có sẵn trong PowerPoint

Đối với PowerPoint 2010 và các phiên bản thấp hơn thì khi các bạn khởi động PowerPoint sẽ vào ngay giao diện chính với mặc định là trang trắng. Thay vì để giao diện nền màu trắng thì các bạn có thể chọn các mẫu được thiết kế sẵn của Microsoft với các chủ đề đa dạng và phong phú, giúp bài trình chiếu của bạn đẹp và thu hút hơn. Sử dụng mẫu có sẵn thì khi các bạn thêm slide mới thì nền của slide đó vẫn là mẫu mà bạn đã chọn. Để chọn mẫu có sẵn các bạn chọn thẻ Design sau đó chọn mẫu trong phần Themes.

Thêm một slide mới

Trang đầu tiên sẽ là trang bìa, còn các trang sau sẽ là trang nội dung. Để thêm các slide mới thì trên thẻ Home các bạn chọn New Slide -> chọn mẫu cho slide cần thêm. Thông thường sử dụng mẫu là Title and Content, nếu nội dung của các bạn đa dạng thì các bạn có thể chọn mẫu phù hợp.

Thêm nội dung trong slide: textbox, hình ảnh, video..

Để nhập thêm nội dung trong slide các bạn cần thêm textbox bằng cách chọn Insert -> Textbox.

Các bạn cũng có thể thêm hình ảnh, video, biểu đồ, bảng, nhạc cho slide của mình sinh động hơn bằng cách chọn các biểu tượng được hiển thị sẵn trên slide.

Hoặc chọn thẻ Insert -> chọn nội dung cần thêm (Table – bảng, Pictures – hình ảnh, Shapes – hình khối, Chart – biểu đồ, Video, Audio – nhạc,…).

Định dạng văn bản

Định dạng văn bản trong PowerPoint tương tự như trong Word và Excel, các bạn bôi đen văn bản cần định dạng và trong thẻ Home các bạn chọn font, cỡ chữ, kiểu chữ trong phần Font.

Một số lưu ý:

– Font chữ đơn giản, dễ đọc, tốt nhất là chân phương như: Tahoma, Arial… và không được sử dụng quá 2-3 font chữ.

– Cỡ chữ 28 trở lên, tiêu đề cỡ chữ khoảng 36-44 point.

– Sử dụng màu chữ tương phản với màu nền ví dụ: chữ sáng trên nền tối, chữ tối trên nền sáng.

– Tránh sử dụng toàn chữ hoa vì nó khó đọc, không sử dụng quá nhiều màu chữ.

Tạo Slide Master

Slide Master là công cụ hữu hiệu giúp các bạn chỉ cần định dạng một lần cho tất cả các slide về font chữ, cỡ chữ, màu chữ, hiệu ứng… Sau khi khởi động PowerPoint các bạn nên tạo slide master để sử dụng.

Đầu tiên các bạn chọn thẻ View -> Slide Master.

Xuất hiện Slide Master, các bạn chọn Slide đầu tiên và bắt đầu định dạng chung cho tất cả slide: font chữ, cỡ chữ, màu chữ, hình nền, logo, hiệu ứng… Tại đây các bạn chỉ định dạng chung chứ không nhập dữ liệu, vì tất cả các định dạng này sẽ được hiển thị trong các slide hoặc khi thêm slide mới.

Sau khi đã định dạng xong thì các bạn chọn thẻ Slide Master -> Close Master View để đóng Slide Master.

Như vậy các bạn vẫn tạo các slide và nhập nội dung bình thường, do đã sử dụng Slide Master nên khi thêm slide mới thì định dạng sẽ giống như Slide Master. Các bạn cũng có thể thay đổi định dạng cho một số slide mà bạn không muốn nó giống định dạng Slide Master.

Thêm các hiệu ứng trong PowerPoint

Có rất nhiều hiệu ứng trong PowerPoint như: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển slide. Nếu các bạn muốn các slide của mình sinh động hơn với các hiệu ứng thì các bạn cũng có thể tạo các hiệu ứng mà mình muốn. Các bạn có thể tham khảo tại đây: friend.com.vn/huong-dan-tao-hieu-ung-trong-powerpoint/.

Cách trình chiếu

Sau khi đã tạo xong bài trình chiếu PowerPoint, các bạn bắt đầu trình chiếu. Để bắt đầu trình chiếu từ trang đầu tiên thì các bạn chọn thẻ Slide show -> From beginning (hoặc phím F5). Các bạn cũng có thể trình chiếu từ trang hiện tại bằng cách chọn Slide show -> From current slide (hoặc tổ hợp phím Shift + F5).

Trong quá trình trình chiếu, để chuyển sang slide tiếp theo các bạn chọn phím mũi tên sang phải, phím mũi tên xuống dưới hoặc click chuột.

Để quay về slide trước các bạn chọn phím mũi tên sang trái và phím mũi tên lên trên.

Lưu file

Các bạn nhấn Ctrl + S hoặc File -> Save sau đó nhập tên tập tin và chọn kiểu tập tin trong phần Save as type và nhấn Save để lưu lại.

Như vậy, các bạn đã có thể tạo một PowerPoint đơn giản rồi, dần dần các bạn đã quen thì sẽ tiếp tục tìm hiểu đến các phần nâng cao hơn trong PowerPoint. Chúc các bạn thành công!