Cách gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax

Một số doanh nghiệp và các cơ quan chính phủ thường không chấp nhận các tài liệu thông qua email mà buộc phải gửi fax. Vì vậy trong bài viết dưới đây friend.com.vn sẽ hướng dẫn bạn cách gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax hay đường dây điện thoại

Bài viết liên quan

• Cách sửa lỗi thường gặp trên máy Fax
• Hủy đăng ký rút tiền gửi đầu tư trực tuyến ngân hàng ACB
• Cách mở tài khoản tiền gửi đầu tư trực tuyến ngân hàng ACB
• Cách sử dụng Excel Online, trực tuyến trên máy tính
• Địa chỉ chi cục thuế Huyện Cần Giờ

Bài viết này friend.com.vn sẽ hướng dẫn bạn cách gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax, đường dây điện thoại. Thay vào đó bạn chỉ cần thực hiện trên máy tính của mình.

Cơ chế hoạt động của máy fax

Tất cả máy fax đều được kết nối với các đường dây điện thoại cũ . Khi sử dụng máy fax chuẩn, máy fax đó sẽ thực hiện cuộc gọi đến số mà bạn chỉ định. Máy fax đích trả lời và tài liệu được truyền qua cuộc gọi.

Quá trình này được phát minh trước khi có Internet. Để gửi fax, người dùng có thể nhập tài liệu, in ra và quét vào máy fax và gửi qua đường dâu điện thoại. Sau đó người nhận fax có thể scan tài liệu fax và chuyển đổi thành file kỹ thuật số. Tuy nhiên một điểm hạn chế của giải pháp này là chất lượng hình ảnh sẽ bị giảm.

Giải pháp lý tưởng nhất là gửi tài liệu thông qua email hoặc các phương thức trực tuyến bảo mật. Nhiều doanh nghiệp cho rằng fax là phương thức gửi tài liệu an toàn, nhưng thực chất là không đúng. Nếu có ai đó đang rình mò trên đường dây điện thoại, họ có thể dễ dàng chặn tất cả các tài liệu fax.

Không có cách nào để kết nối máy fax trực tiếp thông qua mạng Internet, vì máy fax chỉ được kết nối với đường dây điện thoại. Để thực hiện gửi fax trực tuyến, chúng ta phải cần một số cổng gateway chấp nhận tài liệu thông qua mạng Internet và gửi dữ liệu đến máy fax.

Gửi fax thông qua máy tính

Tất nhiên bạn có thể bỏ qua các dịch vụ bên dưới đây. Hệ điều hành Windows của Microsoft cũng được tích hợp sẵn ứng dụng Fax and Scan cho phép người dùng có thể gửi fax. Tất nhiên máy tính của bạn cũng phải có kết nối với đường dây điện thoại. Nếu thường xuyên gửi và nhận fax, bạn có thể cân nhắc đến việc trả phí để sử dụng đường dây fax chuyên dụng.

Tuy nhiên giải pháp này không hẳn là lý tưởng. Nếu công việc của bạn đòi hỏi gửi và nhận fax thường xuyên, bạn có thể cân nhắc đến việc mua máy fax hoặc modem và kết nối với điện thoại cố định.

Scan tài liệu hoặc sử dụng file kỹ thuật số

Quá trình rất đơn giản. Bước đầu tiên là scan tài liệu mà bạn muốn gửi fax, giống như khi bạn gửi tài liệu đó qua email. Nếu không có máy scan, thử scan tài liệu bằng điện thoại thông minh của bạn.

Với tài liệu ở dạng file kỹ thuật số, bạn có thể gửi gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax, mất nhiều thời gian.

Gửi fax trực tuyến, miễn phí

Loanh quanh trên mạng Internet bạn có thể tìm thấy rất nhiều dịch vụ fax trực tuyến. Tuy nhiên vấn đề đặt ta là lựa chọn dịch vụ nào để sử dụng. Để trả lời cho câu hỏi này, trước hết cần xem xét bạn thuộc nhóm người dùng nào, tần suất gửi fax và các tính năng mà bạn cần.

– Người dùng có nhiều kinh nghiệm: RingCentral Fax

Nếu gửi fax có chứa các tài liệu có nội dung nhạy cảm hoặc giả sử nếu đang tìm kiếm dịch vụ fax cho công ty, RingCentral Fax thuộc quyền sở hữu của Cisco và AT&T có thể sẽ là lựa chọn tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu của bạn. Thêm nữa RingCentral Fax bao gồm nhiều tính năng bảo mật tuyệt vời và hỗ trợ nhiều người dùng với các đường dây fax riêng biệt.

Ngoài ra RingCentral Fax còn được tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác mà bạn chưa từng nghĩ đến, bao gồm tích hợp Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, … . Dịch vụ cũng bao gồm nhiều tính năng bảo mật hữu ích khác để đảm bảo tài liệu của các doanh nghiệp hoặc người dùng được gửi đi một cách an toàn.

Nếu chỉ muốn gửi một vài fax, bạn có thể đăng ký gói dịch vụ giá rẻ có giá dưới 7 USD/tháng, sau đó có thể hủy đăng ký nếu không còn sử dụng.

– Người dùng thường xuyên:

Nếu công việc của bạn đòi hỏi gửi fax thường xuyên, friend.com.vn khuyến cáo bạn nên sử dụng MyFax, cho phép người dùng gửi tối đa miễn phí 10 trang tài liệu mà không cần trả phí. Nếu cần gửi nhiều tài liệu, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí .

Tất nhiên bạn sẽ cần xác định địa chỉ email của mình để gửi fax miễn phí.

Nhận fax

Nếu nhận fax, bạn sẽ phải đăng ký gói dịch vụ trả phí. Dịch vụ sẽ thiết lập số điện thoại chuyên dụng cho đường dây fax của bạn và bạn sẽ phải trả một khoản phí không hề nhỏ. RingCentral, MyFax và một số dịch vụ khác cho phép nhận fax khi người dùng trả phí.

Người dùng sẽ có cơ hội dùng thử miễn phí các dịch vụ này. RingCentral miễn phí 30 ngày dùng thử miễn phí.

Bài viết trên đây friend.com.vn vừa hướng dẫn bạn một số cách gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax, đường dây điện thoại. Có rất nhiều dịch vụ cho phép gửi fax miễn phí. Tuy nhiên để nhận fax bạn sẽ phải đăng ký các dịch vụ trả phí. Nếu muốn bạn có thể dùng thử các dịch vụ này trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.